Przechowywanie dokumentów w biurze - jak to robić?

Poradnik zakupowy

Przechowywanie dokumentów w biurze - jak to robić?

14 czerwca 2023

Sprawdź ofertę foteli obrotowych

Fotel obrotowy Unique Viper Kup teraz

Fotel obrotowy Profim Xenon Kup teraz

Fotel obrotowy Grospol Ergohuman BS Kup teraz

Wszystkie produkty znajdziesz w ofercie sklepu meble.lobos.pl

Nasza przestrzeń życiowa szybko się zapełnia, czy to w domu, czy w pracy. Być może właśnie przeprowadziliśmy się do nowego, dużego biura, ale jesteśmy tam już od roku i nadal nie możemy znaleźć wystarczająco dużo miejsca, aby "wcisnąć" najważniejsze dokumenty. Około połowa zgromadzonych dokumentów jest używana przez pracowników tylko sporadycznie. To naturalnie prowadzi do pytania, gdzie przechowywać dokumenty w biurze.

Kluczem do produktywnego środowiska pracy jest właściwe przechowywanie dokumentów księgowych chociażby. Sortowanie i przechowywanie dokumentów w odpowiednich przegródkach i segregatorach usprawni pracę i zaoszczędzi czas. Możesz także wyeliminować stres spowodowany ciągłymi poszukiwaniami. Oto pięć sposobów na przechowywanie dokumentów.

Pudełka na dokumenty

Pudła archiwizacyjne są przydatne w przypadku plików, do których będziesz zaglądać bardzo rzadko. Pudła archiwizacyjne są przydatne w przypadku plików, do których będziesz zaglądać bardzo rzadko. Wybieraj modele, które umożliwiają opisanie ich z boku. Powinny być wykonane z trwałych materiałów i nie będą odporne na kurz, światło czy uszkodzenia mechaniczne. Wybierz konkretne kolory pasujące do określonych grup tematycznych lub zdecyduj się na archiwalne pudła zbiorcze, jeśli posiadasz różnorodne dokumenty.

Półki na biurko do przechowywania dokumentów

Półki na biurko można wykorzystać do przechowywania dokumentów, etykiet, zasad itp. Półki na biurko do przechowywania dokumentów mogą być świetnym rozwiązaniem. Możesz utrzymać porządek i zorganizować swoje miejsce pracy, układając małe plastikowe półki jedna na drugiej. Dodanie różnych kolorów do biura nada mu bardziej żywy wygląd i pomoże lepiej uporządkować dokumenty.

Segregatory

Segregatory stały się popularnym sposobem przechowywania dokumentów, nie tylko w pracy, ale także w domu. Dzięki przegródkom możesz również uporządkować swoje dokumenty według alfabetu, daty lub innych parametrów, które są dla Ciebie ważne. Przekonasz się, że segregatory mogą być wykorzystywane do wielu celów. Przydatne są ich różne kolory, rozmiary i szerokości.

Skoroszyty

Skoroszyty to najlepsze rozwiązanie do przechowywania dokumentów określonego typu, takich jak podręczniki, roczniki lub foldery produktów. Są łatwe w użyciu i zajmują niewiele miejsca. Segregatory z przezroczystymi okładkami pozwalają łatwo zobaczyć ich zawartość. Najbardziej popularne są segregatory z klipsem. Mogą być wykonane z kartonu, zawieszane, PP lub PVC.

Teczki

Teczki to jedne z najpopularniejszych przedmiotów do przechowywania dokumentów. Chronią zawarte w nich informacje przed osobami postronnymi i eliminują ryzyko zniszczenia kartek lub innych uszkodzeń mechanicznych. Możesz użyć etykiet, aby opisać zawartość folderów lub dopasować kolor folderów do tematu dokumentu. Teczki mogą być również wykorzystywane do promowania firmy. Można na przykład umieścić na nich logo firmy lub dane adresowe.

Szafa metalowa na dokumenty

Miejsce do przechowywania dokumentów

Miejsce do przechowywania dokumentów można utworzyć w biurze, tworząc specjalne pomieszczenie lub po prostu przydzielając miejsce na zamykane szafki lub regały (Sprawdź szafy metalowe Malow). Dokumenty zostaną następnie przekazane do prywatnego lub państwowego archiwum w celu ich przechowania. Po upływie określonego czasu (miesiąca lub kwartału) możesz umieścić dokumenty, które nie są już potrzebne w pracy, w pudłach archiwalnych. W takim przypadku należy napisać na pudełkach, jakie dokumenty są przechowywane i jak długo. Od samego początku należy unikać bałaganu papierowego w firmie, szczególnie w dziale księgowości. Wszystkie faktury muszą być posortowane w folderach lub segregatorach. Na koniec, ale nie mniej ważne. Załóż folder "Różne", jeśli nie masz pewności, czy będziesz potrzebować danego dokumentu lub jeśli nie wiesz, do czego go użyć. Taki dokument może być potrzebny w najmniej oczekiwanym momencie. W każdej firmie istnieją dokumenty, których nie można przechowywać, ale których nie można od razu wyrzucić. Dokumenty te powinny być przechowywane oddzielnie od innych dokumentów, aby można było szybko uzyskać do nich dostęp w razie potrzeby. Zasadniczo należy okresowo przeglądać foldery i segregatory zawierające takie dokumenty, aby usunąć wszystko, co nie jest już potrzebne.

Poza zasięgiem wzroku

Jeśli niemożliwe jest przechowywanie dokumentów księgowych w firmie, można poszukać odpowiedniego miejsca poza nią. Skorzystaj z usług organizacji, która przechowuje mienie dla innych osób. Self storage to usługa, która umożliwia osobom prywatnym i firmom wynajem niewielkich pomieszczeń magazynowych. Wynajem sejfów, kontenerów i szaf dla osób fizycznych lub prawnych odbywa się za miesięczną lub roczną opłatą.

Usługa ta została wprowadzona w Stanach Zjednoczonych około 50 lat temu. Obecnie w Stanach Zjednoczonych działa ponad 50 000 obiektów magazynowych. Rynek self-storage w Europie działa od ponad dwóch dekad i jest już uważany za nasycony. W obiektach self-storage można przechowywać wszystko, od rowerów i wózków dziecięcych po meble i sprzęt komputerowy. Na stronach internetowych firm publikowane są listy przedmiotów zabronionych. Obejmują one, co do zasady, żywność, rośliny, zwierzęta domowe, materiały wybuchowe i łatwopalne płyny. Opony samochodowe są również zabronione. Self storage to świetna opcja dla firm, które muszą przechowywać duże ilości dokumentów. Wszystkie segregatory lub teczki, a także pudełka archiwizacyjne będą bezpieczne w magazynie samoobsługowym.

Istnieje kilka sposobów przechowywania dokumentów. Ważne jest, aby wybrać odpowiedni dla swojego domu lub biura firmy